エクセルが苦手な人に贈る！よく使う関数一覧
こんにちは、営業事務の本間です。
長かったお正月休みが明けて2週間が経ちました。 いかがお過ごしですか。
私は朝ドラのマッサンの撮りためを見せてもらったり、NHKのマイナーな番組を見せてもらったり、猫と遊んだりお世話したりして、実家でのんびり過ごしました。
香箱座りをしたら「猫みたい！」と一言いうのがマイブーム。
エクセルが苦手
なぜ苦手なのかというと、もしかして応用の仕方がわからないのかな～なんて思いながら書いています。
エクセルを使ってどんな便利なことをしたいか、想像してみるといいのかも。
よくプログラムの勉強をするときは、何を作りたいか具体的にイメージを膨らませて作ろうという話がありますが、エクセルも同じだと思います。
毎回電卓を叩いて売上を計算するのが大変だから、数字を入力すると合計がでる、とかそういう便利なことをしたいですよね。
でもどんなことができるのかわからないから困りますよね。
私の復習もかねて、よく使う関数を書き出して、例題も一緒につけてみました。
- 算数のおさらい！四則計算
- IF
- OR、AND
- COUNTIF
- VLOOKUP
四則計算
まずは算数のおさらいから。
小学校で習った「+(足す)」「-(引く)」「×(掛ける)」「÷(割る)」です。
これはそれぞれの記号で表現します。半角ですよ！
設定をいじっていなければ、テンキー(キーボードの右側の数字と記号の塊)で半角入力ができます。
| 算数 | エクセル |
|---|---|
| + | + (プラス) |
| - | - (マイナス) |
| × | * (アスタリスク/米マーク) |
| ÷ | / (スラッシュ) |
計算の順番
掛ける、割るを先に計算をして、足す、引くは後から計算します。
かっこでくくった数式は先に計算をする決まりがあります。
ちょっとこんがらがりますね！
- 1 + 1 = 2
- 1 + 1 * 2 = 3
- ( 1 + 1 )*( 2 / 4 + 1 ) = 6
不等号(比較演算)
| 記号 | 書き方 | 日本語 |
|---|---|---|
| > | a > b | aはbより大きい |
| >= | a >= b |
aはbより大きいか又は等しい(aはb以上) 数学での「≧」と同じ意味 |
| < | a < b | aはbより小さい |
| <= | a <= b |
aはbより小さいか又は等しい(aはb以下) 数学での「≦」と同じ意味 |
| = | a = b | aとbは等しい |
| <> | a <> b |
aとbは等しくない。 数学の「≠」と同じ意味 |
よくこんがらがるのが「以上」「未満」です。
「>」「<」はより大きい、未満なので含まない 「>=」「<=」は以上、以下なので含む
1～3の数字があるとして
- 「2以上」は 「2、3」
- 「2以下」は 「2、1」
- 「2未満」は 「1」
私も改めて勉強しました(´・ω・｀)なーるへそーいっつも適当に覚えてたわー
記号単体で使用することは少なく、関数と合わせて使用すると思います。
IF関数
すんごく良く使います。
マスターした方がいい関数！
- もし、〇〇なら××の結果を、〇〇じゃなかったら△△の結果を表示する。
- =IF(〇〇,××,△△)
コンマで区切ります。
=IF(条件,条件に合うとき,合わない時)
条件とはたとえば、B18の売上が5,000円以上なら「○」、以下なら「×」を表示する。
とした場合、=IF(A1>5000,"○","×")
セルの番号(A1とか)や関数(IFやAND)以外は「"(ダブルクォート)」で文字を囲ってね。
数字が入っていなかったら空白、数字が入ったら計算結果を表示
たとえば、まだ数値が入っていないけど計算式を入れておきたい場合。
そのまま入れちゃうと変な関数が出てきちゃうんですよね。
そんなときはこれ！
=IF(A1="","",A1/2)
A1が空欄なら空欄にしておく
A1に数値が入っていたら、A1÷2を表示する
※「""(ダブルクォートが2つ)」で、空白の意味です。
複数条件(OR,ANDなどの組み合わせ)
OR、ANDは単体で使うことは少ないですが、こんなデータを作るときに便利かな。
- ORは、AかB
- ANDは、AかつB
この場合のORは、赤枠か青枠がゼロなら～「通常DM」と表示
どちらも0じゃなかったら、「感謝DM」と表示。
ANDなら、赤枠と青枠がゼロなら○になります。
COUNTIF
文字列を検索して、条件に合った個数を返してくれます。
さらに「*(米印/アスタリスク)」を使えば、あいまい検索もできますよ！
"Illusrator*"とすれば、Illustratorが合っていればOK、ヴァージョンはなんでもいいよ！という意味になります。
四捨五入
- 四捨五入 ROUND
- 切り捨て ROUNDDOWN
- 切り上げ ROUNDUP
覚えやすい！ 切り捨てはダウン、切り上げはアップ。
VLOOKUPを使って、顧客番号だけで売上や名前を呼び出せる請求書を作る
顧客番号を入れると、会社名、品名、金額がでてきます。
同じ列の情報を引っ張ってこれる関数です。
私は最近このやり方を知って、目からウロコでした！
=VLOOKUP(検索したい文字,表の範囲,表の左端から何列目のデータ？,完全一致？一致するデータ？)
エクセルで分からないことの調べ方
それでも、やっぱりわからない！
こうしたいんだけど、便利な方法ないかな？と思ったら
「エクセル(スペース)やりたいこと」
でインターネットで検索します。
各営業の売上の合計と、月の平均売上を出したいとします。
平均値の出し方がわからないあなたは「1年の合計金額÷12ヶ月」で解決しようとしますが・・・ちょっと待って！もしかして便利な関数があるかも？
この場合「エクセル 平均値」で検索をするとでてきますよ！
その他 「エクセル IF 入れ子」
「エクセル 日付」
などなど。
書き出してみたけど、例題が出てこない
例題を考えるのが難しいです・・・
